Объем, виды, состав и содержание рабочих документов

04.03.2016 г

Объем, виды, состав и содержание рабочих документов

Объем, виды, состав и содержание рабочих документов определяются аудитором самостоятельно в каждом конкретном случае.

Однако можно сформулировать ряд требований и рекомендаций относительно того, какую информацию обязательно должны включать аудиторские документы:все данные о юридической и организационной структуре предприятия-клиента;

выдержки или копии учредительных документов; копии важнейших контрактов и соглашений;
копии протоколов собраний акционеров и совета директоров;
данные о деятельности отрасли в целом, основные показатели;
перечень основных законодательных актов, соблюдение предприятием которых аудитор должен проверить;
документы планирования аудита (план, общая программа аудита, детализированные программы проверки отдельных статей отчетности, lead scheduales, матрицы изменений);
меморандумы по конкретным вопросам;
записи, свидетельствующие об оценке аудитором систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля предприятия;
документы, удостоверяющие оценку величины аудиторского риска и возможные ее корректировки в процессе аудита;
документы, содержащие информацию об объеме и процедурах проверки конкретных остатков по счетам учета, показателей отчетности, основных хозяйственных операций;
результаты осуществленных аудиторских процедур (в т.ч. аналитических процедур) и их влияние на итоговое заключение аудитора;
записи, свидетельствующие об оценке надежности результатов работы внутреннего аудитора и возможности использования их внешним аудитором;
информация об анализе основных показателей хозяйственной деятельности предприятия и определение тенденций его развития;
данные о том, кто (старший аудитор, аудитор, партнер) и когда выполнял аудиторские процедуры;
если работу осуществляли ассистенты аудитора, то должно быть подтверждение, что аудитор проверил качество ее выполнения и несет ответственность правильности информации, собранной аудиторами, ассистентами;
переписка аудитора (включая электронную почту) с руководством предприятия-клиента, предыдущим аудитором, аудиторами, выполняющими аудит филиалов или дочерних предприятий, экспертами, третьими лицами (банком, покупателями, поставщиками и т.д.);
письма-подтверждения и письма-заверения;
резюме по важным вопросам;
документация по обсуждению важных вопросов с управленческим персоналом, теми, кто наделен высшими полномочиями (согласование вопросов относительно проведения аудита и устранения выявленных недостатков, обсуждение мер по ликвидации недостатков аудитом);
копии проверенной финансовой отчетности, отдельных текущих учетных регистров;
выводы аудитора по результатам проверки и его отчет, заключение.

Следует считаться с тем, что аудиторская документация (при всей ее полноте) не заменяет учетных записей субъекта ведения хозяйства.
Поскольку аудитор по многим вопросам проверки применяет профессиональное суждение, поэтому по наиболее значимым таким позициям необходимо предоставить документальное обоснование. Примерами обстоятельств, при которых следует составлять рабочую документацию (далее – РД) относительно применения профессионального суждения аудитора, являются: оценка аудитором рисков бизнеса и аудиторского риска (или пересмотра таких оценок); заключение аудитора относительно наличия существенных искажений в финансовой отчетности; подтверждение аудитором правильности учетных оценок; наличие обстоятельств, препятствующих выполнению аудитором его профессиональных обязанностей в части выполнения определенных видов процедур, получения определенных им видов информации в установленном объеме; документирование заключения аудитора относительно подлинности исследуемых документов на основе соответствующих процедур подтверждения (в т.ч. по результатам работы привлеченного к проверке эксперта); обоснование и документирование оснований для модификации аудиторского мнения, включение в аудиторский отчет пояснительного параграфа.
Аудитору важно определить форму и содержание рабочих документов, на которые, согласно параграфу «Д.2» МСА 230 «Аудиторская документация», влияют такие факторы:

размер и сложность субъекта ведения хозяйства;
характер аудиторских процедур, которые необходимо выполнить;
идентифицированные риски существенного искривления;
значимость полученных аудиторских доказательств;
характер и объем идентифицированных исключений;
необходимость документировать вывод или основу для вывода, если их трудно определить из документации о произведенной работе или полученных аудиторских доказательств;
методология аудита и инструментальные программные средства, какие использовали.

Также при определении формы, содержания и объема аудиторской документации стоит учитывать характер аудиторского задания (аудит, обзор, сопутствующие аудиту услуги, согласованные процедуры, специальные аудиторские задания и тому подобное);

форма (вид) аудиторского мнения (безусловно-положительное или модифицированное);
характер и сложность бизнеса клиента (аудит больших компаний, имеющих филиалы, дочерние предприятия, включающих разные виды деятельности (производство, торговля, услуги), требует составления значительно большего количества РД, чем, например, при проверке предприятий малого бизнеса);
организация и состояние систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля предприятия (чем ниже уровень аудиторского риска при оценке систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля и выражения определенного доверия к ним, тем меньше количество аудиторских процедур можно осуществить и тем меньше составляется документов, и наоборот);
необходимость (при определенных условиях) привлекать к проведению аудита ассистентов аудитора, контролировать и проверять их работу (ассистенты обязаны достаточно детально описывать выполненные ими процедуры согласно полученному письменному заданию от аудитора: это может быть детализированный план или программа проверки, специальные поручения и т.д.);
конкретные методы и приемы, которые используются в процессе аудита (например, выборочная или сплошная проверка; аудит осуществляется вручную или в компьютерной среде и т.д.).

Важным вопросом является соблюдение требований к полноте (объему) информации в РД и их оформление. Обобщение теории и практики документирования работы аудиторам дает основание отнести к этим требованиям следующие:

РД должны быть составлены четко, понятно, аккуратно, без исправлений;
РД должна содержать достаточно полную и детальную информацию для того, чтобы другой аудитор, который не принимал участия в этой проверке, мог составить четкое представление о выполненной работе и подтвердить заключение этой проверки;
составляя РД, аудитор должен зафиксировать в них не только информацию, касающуюся проверяемого периода, но и данные, касающиеся предыдущего отчетного периода (например, подтверждение входных остатков на счетах, вид заключения предыдущего аудитора; дальнейшие события после даты составления баланса и т.д.);
РД должны отражать важнейшие аспекты проверки (то есть аудитор не должен документировать каждый свой шаг, но вместе с тем фиксировать самые существенные данные, на основании которых он формулирует заключение о финансовой отчетности);
на основании составленных в процессе проверки РД (по завершению аудита его документирование приводит к неточности) аудитор должен иметь возможность оценить соответствие отчетности установленным критериям и утверждениям руководства;
каждый документ должен содержать информацию об источнике получения информации (предоставленной клиентом, собранной аудитором, полученный ответ на запрос к банку и т.д.);
все использующиеся сокращения, условные обозначения и аббревиатуры необходимо объяснить в начале темы (досье) РД;
отрицательные значения отмечать в скобках или красным цветом;
каждый РД должен содержать дату составления и подпись аудитора;
в РД целесообразно указывать ссылку на другие рабочие документы, то есть делать перекрестные ссылки, что упрощает поиск необходимой информации, делает выводы аудитора более доказательными и освобождает от необходимости повторять одни и те же расчеты и т.д.;
по всем позициям плана и программы аудиторской проверки должны быть составлены РД; если отдельные позиции аудитору не удалось проверить или в процессе аудита возникли вопросы, на которые он не смог найти ответы, то все эти позиции отчетности и нерешенные вопросы необходимо оформить в виде специального перечня в отдельном РД;
все выводы, сделанные в рабочих документах, должны быть подтверждены конкретными фактами;
аудитор при составлении РД должен использовать стандартную профессиональную терминологию, согласно MCA, IFRS, VSC, AAP;
документы не должны быть перегружены лишней, несущественной информацией и рассуждениями аудитора, которые прямо не касаются отчетности, которая подлежит аудиту;
каждый документ должен составляться с определенной целью.

Согласно параграфу 13 и «Д. 20» МСА 230, если при исключительных обстоятельствах аудитор выполняет новые или дополнительные аудиторские процедуры или приходит к новых выводам после даты аудиторского отчета, он должен задокументировать: 1) возникшие обстоятельства; 2) выполненные новые или дополнительные аудиторские процедуры, полученные аудиторские доказательства и выводы, к которым пришли, а также их влияние на аудиторский отчет; 3) когда и кем внесены окончательные изменения в аудиторскую документацию и когда и кто выполнял их обзор. Необходимо учитывать, что обзор окончательных изменений в РД выполняется согласно ответственности по обзору, установленной в параграфе 16 МСА 220 «Контроль качества аудита финансовой отчетности», причем окончательную ответственность за изменения берет на себя партнер по заданию.

Аудитор должен пытаться как можно полнее задокументировать проверку и одновременно минимизировать затраты рабочего времени для подготовки РД. Для этого рекомендуется делать ксерокопии или выгрузку из программ учетных документов, регистров, отчетности и других записей предприятия; максимально привлекать персонал предприятия к выполнению технической работы по сбору необходимой аудитору информации; составлять комбинированные документы, в которых одновременно отразить результаты проверки связанных между собой счетов или статей баланса (например, состояние основных средств и начисление износа на них; уставной капитал, неоплаченный капитал и дополнительный капитал); использовать стандартизированные, унифицированные формы РД; делать отметки и заметки с помощью определенных символов и обозначений; создать и применять специальные компьютерные программы для автоматизированного документирования процесса аудита.

Чтобы упорядочить, в определенной степени стандартизировать РД, облегчить их поиск, а также обеспечить их наибольшую информативность, необходимо определить набор обязательных реквизитов каждого документа. К таким обязательным реквизитам и составляющим РД аудитора можно отнести: название предприятия клиента; порядковый номер документа в аудиторском файле; период проверки; срок проверки; название аудиторской фирмы и ее регистрационный номер; фамилия аудитора (аудиторов, ассистентов), который составил РД; должностное лицо (менеджер, директор аудиторской фирмы), проверившее документ; название документа; цель составления; краткое содержание РД (изложение выполненных процедур, полученные результаты, другие необходимые данные и заключение, сделанное по документу); ссылка на другие документы (по необходимости); подписи аудиторов, составивших документ; нумерацию страниц документа, если он состоит более чем из одной страницы; дату составления РД; другие специальные реквизиты по усмотрению аудитора.